Jakie paragony i dokumenty trzymać – i co, gdy jednego brakuje?
Koszt bez dowodu to koszt, którego przy kontroli możesz nie obronić. Oto lista dokumentów, które warto zbierać od pierwszego dnia.
W skrócie: Czy wyciąg bankowy wystarczy zamiast paragonu?
Zwykle nie. Wyciąg pokazuje płatność, ale nie to, co kupiłeś i ile było BTW. Do odliczenia BTW potrzebujesz faktury lub paragonu. Gdy go brakuje, poproś sprzedawcę o duplikat.
Checklista według rodzaju dokumentu
| Rodzaj | Co zachować |
|---|---|
| Sprzedaż | Wszystkie wystawione faktury i noty kredytowe, w kolejności numerów |
| Zakupy i koszty | Faktury i paragony – najlepiej na firmę |
| Bank | Wyciągi z konta firmowego (i prywatnego, jeśli płaciłeś z niego za firmę) |
| Umowy | Umowy z klientami i podwykonawcami, najem, leasing, ubezpieczenia |
| Godziny | Ewidencja godzin do urencriterium |
| Samochód | Ewidencja jazd firmowych (kilometrówka) lub prywatnych (auto firmowe) |
| Środki trwałe | Faktury zakupu i zestawienie amortyzacji |
| Belastingdienst | Deklaracje, decyzje, korespondencja |
| Budownictwo | Umowy podwykonawstwa, potwierdzenia BTW verlegd, ewentualnie G-rekening |
Zgubiony paragon
- Poproś sprzedawcę o duplikat lub fakturę – sklepy budowlane i stacje często mają historię zakupów na karcie klienta.
- Przy zakupach online pobierz fakturę z konta klienta.
- Gdy nie ma szans na duplikat: zapisz notatkę (co, gdzie, kiedy, za ile, dlaczego dla firmy) i dołącz wyciąg. To słabszy dowód – BTW z takiego zakupu nie odliczysz.
Jak długo?
Co do zasady 7 lat, dokumenty dotyczące nieruchomości 10 lat. Jak przechowywać cyfrowo i co przy zmianie programu: przechowywanie faktur na fakturownia.nl.
Nawyk, który oszczędza godziny
Zdjęcie paragonu od razu po zakupie, w aplikacji programu księgowego lub w jednym folderze w telefonie. Kartka w portfelu blaknie po kilku tygodniach – zwłaszcza paragony termiczne ze stacji benzynowej.
Koszty firmy w Holandii – lista aftrekbare kosten 2026
Co odliczysz w pełni, częściowo i wcale – samochód, telefon, dom, jedzenie, odzież – z kwotami na 2026 r.
Pobierz bezpłatnieNajczęściej zadawane pytania
Czy muszę trzymać papierowe paragony, jeśli mam skany?
Wolisz oddać to DoradcyNL?
Księgowanie, BTW, rozliczenie roczne i porada przy starcie – po polsku. Sprawdź pakiety dla firm i wybierz zakres.